Электронный документооборот

Звезда не активнаЗвезда не активнаЗвезда не активнаЗвезда не активнаЗвезда не активна
 

После перехода Ассоциация «СРО«СредволгСтрой» на электронный документооборот СБИС.ЭДО стало поступать много вопросов, на самые частые мы постарались ниже дать ответы.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО. Как это работает?

  • Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.
  • Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.
  • Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам

 

Как ЭДО экономит деньги?

Стоимость отправки бумажного документа

Стоимость отправки электронного документа

   

Распечатать документ — 2,5 руб

Создание электронного файла — 0 руб.

Почтовый конверт — 1 руб.

Отправка по защищённым каналам связи — от 2,5 руб

Марка в среднем 5 руб.

 

Отправка почтой — 60 руб.

 
   

Итого — от 68,5 руб.

Итого — от 2,5 руб.

 

Как ЭДО экономит время?

Время на отправку и доставку бумажного документа

Время на отправку и доставку электронного документа

   

Распечатать документ — 10 сек.

Прикрепить документ в программе — 10 сек

Поставить визу — зависит от исполнителя.

Подписать документ — 5 сек

Заполнить данные получателя — 2 минуты

Заполнить/выбрать данные организации 60сек /5 сек

Доставка почтой россии — 2 дня.

Доставка документа — 15 секунд.

   

Итого затрачено времени : от 2 дней

Итого затрачено времени: 1 мин 20 сек /35 сек

 

Какие есть системы ЭДО, кукую выбрать?

  • СБИС.ЭДО – используется АССОЦИАЦИЕЙ «СРО «СредВолгСтрой»
  • 1С документооборот – удобен тем, что все документы можно получить в привычной программе 1С.
  • Контур.Диадок - Международный оператор ЭДО, используется большинством крупных компаний.
  • Synerdocs
  • Такском
  • И другие, полный список доступен на сайте ФНС https://www.nalog.ru/rn63/taxation/submission_statements/operations/

 

Зачем использовать оператора ЭДО, если можно подписанные документы отправить по электронной почте?

Передача документов через незащищённые каналы связи (интернет) может привести к возникновению и реализации угроз безопасности (нарушению конфиденциальности, целостности, доступности) этих документов. В связи, с чем в плане снижения рисков, связанных с реализацией угроз безопасности приём документов содержащих персональные данные и юридически значимые данные должен производиться через ЭДО.

 

Что нужно, чтобы начать пользоваться ЭДО?

Вариант №1:

  • Электронная цифровая подпись (подойдёт та с помощью которой сдаёте отчётность в ФНС)

  • Программа Крипто-Про

 Вариант №2:

  • Облачная цифровая подпись хранящаяся на сервере оператора ЭДО

Данный вариант подходит тем, у кого бухгалтерия на аутсорсинге или кто редко бывает за компьютером (подпись можно подтвердить, через смс) или небольшим компаниям. Данный вариант позволяет сэкономить на лицензии для СКЗИ.

 

Как начать обмен документами?

Для начала вам необходимо уведомить Ассоциацию о том, каким ЭДО вы пользуетесь или собираетесь воспользоваться. В случае если ваш оператор ЭДО не совпадает с оператором выбранным АССОЦИАЦИЕЙ, то необходимо будет настроить роуминг. От вас это не потребует никаких действий, просто необходимо будет подождать несколько дней, пока произойдёт настройка.

 

Какими документами будем обмениваться?

Формализированными и неформализированными юридически значимыми документами, а также документами содержащими персональные данные.

© 2019 Ассоциация "СРО "СредВолгСтрой". Дата последних изменений сведений на сайте: 05 декабря 2019

Дизайн и сопровождение сайта:

logo white